Come scrivere le mail per avere una risposta
5 cose da sapere prima di scrivere una mail efficace
Se scrivi abitualmente delle mail e spesso non ricevi risposta o non ottieni il riscontro che volevi, la colpa potrebbe non essere del destinatario ma proprio tua!
Siano mail di proposta commerciale, avvisi tecnici o comunicazioni di lavoro, la mancata risposta deve far pensare che forse hai sbagliato qualcosa nella scrittura. Questo non significa che se scrivi una mail perfetta, riceverai sempre risposta, ma aumentiamo le possibilità. Di seguito una serie di errori di uso comune che possono aiutare a scrivere una mail a "opera d'arte".
1. Includere sempre i vantaggi per il destinatario
Una mail standard include solitamente caratteristiche, funzionalità, descrizioni e tende spesso a sottolineare il nostro punto di vista e le nostre idee. Occorre invertire la tendenza e scrivere pensando esclusivamente ai vantaggi (immediati) che ha il destinatario. Solo cosi puoi essere considerato.
2. Scrivere messaggi corti
Una mail lunga difficilmente verrà letta. Inoltre presuppone una risposta altrettanto lunga che scoraggia ulteriormente il lettore. E poi se ci vuole tanto tempo a scrivere (e di conseguenza leggere) significa che è meglio telefonare o fissare un appuntamento per un confronto approfondito; per cui si sbaglia in partenza il metodo di comunicazione.
3. Sapere ciò che si scrive (e a chi!)
Deve subito trasparire dalla mail che conosci il tuo destinatario, i suoi problemi e relativi desideri. Dovete indicargli le soluzioni e il modo migliore per raggiungerli. Evita mail generiche che non possono applicarsi al singolo destinatario scelto. Fai palesare che la mail non è stata scritta da un robot e rendi la mail più personale possibile restando sempre nel rispetto dell'altra parte.
4. Genuino e immediato
Evita messaggi articolati e macchinosi. Usa poche ma semplici parole. Usa un linguaggio normale, lo stesso che useresti nel quotidiano per strada, evitando inglesismi e concetti vuoti di significato. Cerca di essere un "amico" ma evitando confidenze e sarcasmo che potrebbero essere fraintesi o controproducenti.
5. Attiva la sua curiosità
Ricorda che il tuo destinatario è una persona (non un robot) quindi usa contenuti e toni imprevedibili per sorprendere e mantenere attiva la sua attenzione. Tieni alto il suo livello di attenzione e lascia alcuni punti aperti in modo da stimolare domande e considerazioni che lo porteranno a rispondere. Del resto se descrivi il 100% di un prodotto/servizio, non avrai altro da dire successivamente.
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